Neem een offerte die met AI is opgesteld. Een denkbeeldige offerte, voor een heel gewone opdracht: een klant wil een nieuwe website. De pagina’s staan erin, de planning ook, en onderaan staat een bedrag. Je stuurt hem naar een collega met het verzoek er nog even naar te kijken.
Die collega wil weten of het overzetten van de oude teksten is inbegrepen. Dat staat er niet. Ze zoekt de oorspronkelijke aanvraag op. De klant blijkt ook een Engelstalige versie te willen. Moet ze alleen een zin toevoegen, of verandert daardoor de begroting? Voor ze het weet, is ze de offerte aan het maken die jij dacht te hebben afgerond.
Aan jouw kant van het bureau is tijd bespaard. Aan haar kant ligt een nieuwe taak.
Dat hoeft geen bezwaar te zijn. Misschien kent zij de klant beter. Misschien is het juist verstandig dat een tweede persoon de prijs controleert. Het probleem zit in dat kleine woordje ‘even’. Het presenteert haar werk als een bijkomstigheid bij een resultaat dat er al is.
Wat stuur je eigenlijk door?
Een eerste versie kan verschillende dingen zijn. Een verzameling mogelijkheden. Een voorstel waarover nog moet worden beslist. Een tekst waarvan de feiten zijn gecontroleerd en alleen de toon moet worden aangepast. Wie zo’n versie ontvangt, moet weten welke van die taken op tafel ligt.
Het uiterlijk helpt daar weinig bij. Ook een ongecontroleerd voorstel kan een heldere samenvatting hebben, consequent opgemaakte tabellen en een overtuigende slotzin. De ontvanger ziet aan de verzorging niet welke afspraken uit de klantaanvraag zijn overgenomen en welke nog moeten worden uitgezocht.
Vandaar een nogal onmodieuze suggestie: schrijf bij het document wat je zelf hebt gedaan. Heb je het bedrag nagerekend? Is de planning met de uitvoerder besproken? Welke passages staan er omdat ze plausibel klonken, zonder dat iemand heeft vastgesteld of ze kloppen?
Dat is iets anders dan onder iedere tekst zetten dat AI fouten kan maken. Met zo’n algemene waarschuwing kan je collega nog steeds alleen het hele document opnieuw nalopen. Een concrete mededeling, zoals ‘de prijs is gecontroleerd, de vertaling is nog niet begroot’, geeft haar tenminste een beginpunt.
Ook als je alles zelf hebt geschreven, is dat een bruikbare afspraak.
De tijd die buiten beeld valt
Onderzoek maakt duidelijk waarom die afbakening ertoe doet. METR onderzocht ervaren ontwikkelaars in hun eigen projecten; Generative AI at Work onderzocht een assistent bij klantenservice. De studies meten verschillende taken en uitkomsten. Ze bieden dus geen kant-en-klaar antwoord voor een offerte of een vergadering. S1 S2
Stel nu dat je wilt weten of deze manier van offertes maken sneller is. Je kunt bijhouden hoe lang het duurt voordat je op verzenden drukt. Maar als je collega daarna de oorspronkelijke aanvraag moet reconstrueren, stopt jouw meting te vroeg voor de vraag die je probeert te beantwoorden.
Je moet dan kiezen waar de offerte werkelijk af is. Bij het eerste concept? Bij de interne goedkeuring? Wanneer de klant genoeg informatie heeft om ja of nee te zeggen? Elk eindpunt kan zinvol zijn, zolang je duidelijk maakt welk traject je hebt gemeten.
Daarmee wordt het ook mogelijk om een gunstige uitkomst te herkennen. Misschien kost controleren meer tijd, maar was het opstellen zo veel sneller dat er onderaan de streep uren overblijven. Of misschien is de tijd ongeveer gelijk en zijn de afspraken beter vastgelegd. Dat laatste verdwijnt uit een vergelijking die uitsluitend naar snelheid kijkt.
Een snelle eerste versie afwijzen omdat er nog werk aan zit, zou onzinnig zijn. Vrijwel iedere eerste versie vraagt werk. Het wordt vervelend wanneer dat werk ongemerkt bij iemand anders belandt, die geacht wordt het tussen twee andere dingen door te doen.
Terug naar de offerte. Je kunt je collega nog steeds vragen ernaar te kijken. Stuur de klantaanvraag mee, markeer de passage over de vertaling en zeg welke beslissing nodig is. Dan hoeft zij tenminste niet eerst uit te zoeken waar jouw werk is opgehouden.